相關報導 - 電腦廣場 571期 (06/07/2004) 

中小企善用會計軟件
工作流程大躍進 

會計系統在目前中小企的應用相當普及。這類系統往往為中小企節省了不少總帳計算所花的時間。不過對中小企來說,要找到價錢合乎預算而且性能穩定的會計系統很不容易。今期本刊將介紹本地一家電池代理,且看它如何透過使用會計系統來改善倉存流程。


從事
電池代理

這家公司名為Tech-Hill Technology Ltd,其母公司Tech-Hill Group自91年成立,旗下的Tech-Hill Technology Ltd 則自兩年前開始運作。主要業務從事電池批發。該公司的銷售經理Kenneth表示,電池作為日常生活的必須品,加上近年來數碼相機這種耗電量大的電子產品相當流行,更令充電池的市場空間更大,相比一次過用完即棄的電池,前者的耐用性較合乎市場趨勢。而他們的充電池代理權則在香港及國內。

更新系統提升業務
Kenneth表示,公司在未應用傲林會計系統之前已有採用其他系統作倉存管理之用,但使用介面比較難用,而且面對業務的擴展,便打算更換另一套更為完善的系統,全面地處理該公司的會計、進銷存及報價管理等等,然而該公司投入電池代理業務後不久,即受SARS影響其業務,更延遲更新會計系統以改善業務運作。
 

新系統節省人手

Tech-Hill Technology Ltd舊有的系統主要負責倉存為主。後來將新的會計系統及舊有系統平行運作。Kenny表示,新系統可以節省檢視倉存的時間及人手,讓負責管理倉庫的員工可透過系統檢視倉存數量,便可以立刻知道倉存數量。而且新系統亦可讓他們簡單地製作報表,雖然過往系統同樣可讓他們製作報表,然而只能讓各個部門分開運作,不夠統一之餘也花了很多時間,然而新的系統則只需以一兩名員工便可以很快完成公司各部門的報告。而且新系統的入帳形式方便,例如只需輸入傳票,自動產生各類財務及管理報表,而且可以輸出至各類通用的格式,方便傳閱。

例如在存貨管理上,它支援多貨倉功能,每種貨品可分別儲存在不同的貨倉內,而且它有獨立貨品轉倉功能,可以把貨品轉移到另一貨倉。更重要的是,它可支援各種存貨管理報表,包括貨品日記帳報表,貨品異動日記、貨品調整日記、貨品缺貨報表、貨品結餘表、貨品標價表、貨品購貨價目表及貨品資料簡表等等。

會計系統應用

今期個案公司所應用的會計系統為傲林科技的會計系統,此外,該公司又應用了進銷存及報價訂單系統。Kenny表示,選擇這套系統原因主要是其價格及功能合乎需要,反而其他性能更強大的會計及進銷存系統的售價相當貴。

個案公司所應用的三個系統的共通點,主要是有多種語言介面,當中系統預設英文、繁體中文(BIG 5)及簡體中文(GB)介面,另外各類資料分中英文欄位,系統會按介面語言排列欄位顯示次序及報表的內容。而在使用者權限管理方面,每個功能都可以限制個別使用者可否查閱、新增、修改、刪除及核准。至於資料匯出/匯入功能上,系統可讓用戶用日期範圍匯出主檔/交易資料至其他同版本傲林系統,而所匯出的資料可由系統直接電郵至指定收件人。

至於資料庫維護系統方面,內置資料備份及放回功能,而在交易核算功能上,它自動審核及修正各會計目的帳項,避免因資料庫錯誤引致的不平衡。另外,所有報表內容均可輸出至各種通用格式:Excel、RTF、TXT、RDF、BMP、JPG、TIF、CSS2、Quattro、Lotus 123。


會計系統功能:
傲林會計系統包括總帳、應收帳、應付帳、借款通知書及貨款通知書五大部分外,還增加了多貨幣、多層子帳及工程管理等功能和報表,為處理公司帳務提供了完善的功能。

進銷存系統功能:
能為中小型企業處理繁重的發票、應收帳、應付帳及存貨管理工作而設計的,靈活穩定且易於維護。為適應複雜的商業環境,傲林進銷存系統提供多貨倉、多貨幣、多語言、多稅制及工程管理等多項先進功能。具體來說,在銷售發票、銷售退貨發票、供應商發票及採購退貨發票管理上,它除了可以支援多貨倉功能。

多貨幣功能:
發票貨幣可與預設貨幣不同,匯率也可按當天市價修改。另外它亦可以選擇客戶、供應商及存貨均可以編號、名稱或電話搜尋,不必強記號碼;而且,它亦可以記錄每個客戶及供應商對貨品的上次交易價,下次交易時自動採用。還有,它可以自動連結應收及應付帳系統,產生明細帳記錄。

報價及訂單系統功能:
提供了報價單、客戶訂單及採購單的管理功能。配合進銷存系統使用,可以使用部分交貨或收貨功能,並記錄未交或未收到貨品的交貨期及數量。如此保證了貨品的庫存量可以保持在一個合理的水平,不但確保客戶所訂的貨物不會脫期,同時也可以減少維持存貨量的成本。

 


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